Process Analyst

Propósito:
Diseñar, desarrollar, documentar y optimizar los procesos administrativos de la organización para garantizar la eficiencia operacional, el cumplimiento normativo y la mejora continua, estableciendo estándares claros que faciliten la ejecución consistente de las actividades empresariales. 

Principales Responsabilidades:

Análisis y Diseño de Procesos

• Analizar procesos administrativos existentes para identificar oportunidades de mejora y optimización 
• Diseñar nuevos procesos administrativos alineados con los objetivos estratégicos de la organización 
• Realizar mapeo de procesos utilizando metodologías de flujo.
• Identificar cuellos de botella, redundancias y actividades que no agregan valor 
• Proponer soluciones de automatización y digitalización de procesos manuales 

Documentación y Estandarización 

• Crear y mantener manuales de procesos y procedimientos administrativos detallados y actualizados 
• Desarrollar instructivos de trabajo, formularios, plantillas y herramientas de apoyo 
• Establecer estándares de documentación y nomenclatura para garantizar consistencia 
• Mantener un repositorio centralizado y actualizado de toda la documentación de procesos 

Implementación y Seguimiento 

• Coordinar la implementación de nuevos procesos y mejoras en los existentes 
• Capacitar a los equipos de trabajo en nuevos procesos y procedimientos 
• Establecer métricas e indicadores de desempeño (KPIs) para evaluar la efectividad de los procesos 
• Realizar seguimiento y monitoreo continuo del cumplimiento de los procesos establecidos 
• Facilitar sesiones de trabajo con diferentes áreas para validar y refinar procesos 

Mejora Continua 

• Identificar oportunidades de mejora basadas en análisis de datos y retroalimentación 
• Implementar metodologías de mejora continua (Kaizen, Lean, Six Sigma) 
• Realizar benchmarking interno y externo de mejores prácticas 
• Coordinar proyectos de optimización de procesos de mediano y largo plazo 
• Evaluar el impacto de las mejoras implementadas y documentar lecciones aprendidas 

Gestión de la Calidad 

• Asegurar que todos los procesos cumplan con estándares de calidad establecidos (ISO 20000, ISO27000.) 
• Participar en auditorías internas y externas relacionadas con procesos administrativos 
• Mantener la documentación actualizada según requisitos normativos y de certificación 
• Colaborar en la preparación de reportes de gestión de calidad 

Coordinación Interdepartamental 

• Trabajar de manera transversal con todas las áreas de la organización 
• Facilitar la comunicación entre departamentos para optimizar procesos interfuncionales 
• Participar en comités de mejora continua y grupos de trabajo multidisciplinarios 
• Servir como consultor interno en temas de optimización de procesos 

Gestión del Cambio 

• Desarrollar estrategias de gestión del cambio para facilitar la adopción de nuevos procesos 
• Comunicar beneficios y impactos de los cambios de proceso a todos los niveles organizacionales 
• Identificar resistencias al cambio y desarrollar planes de mitigación 
• Proporcionar soporte continuo durante períodos de transición